Política de
Hábeas Data

El responsable del tratamiento de los datos personales recabados a través de los canales digitales e institucionales de la empresa es:

Sifuentes Colombia S.A.S. es una empresa de distribución de instrumentos e implantes quirúrgicos para el sector médico colombiano, con operación certificada bajo las normas sanitarias del INVIMA. La empresa actúa como responsable principal del tratamiento de todos los datos personales que recaba en el ejercicio de sus actividades comerciales, técnicas e institucionales.

Los datos personales de los titulares son tratados por Sifuentes Colombia S.A.S. para las siguientes finalidades, todas ellas directamente vinculadas al objeto social de la empresa:

• Gestionar y dar respuesta a solicitudes de información técnica, cotizaciones y consultas comerciales iniciadas por el titular.
• Mantener la relación comercial e institucional con hospitales, clínicas, IPS y profesionales del sector médico.
• Ejecutar contratos de suministro, distribución o prestación de servicios celebrados con el titular o con la institución que representa.
• Enviar, previa autorización del titular, información sobre actualizaciones de productos, eventos técnicos, congresos y actividades de formación continua en las especialidades atendidas.
• Dar cumplimiento a obligaciones legales, regulatorias y de certificación aplicables al sector de dispositivos médicos en Colombia.
• Mantener los registros de trazabilidad exigidos por el INVIMA y demás entidades sanitarias competentes.

Ningún dato personal será tratado para finalidades distintas a las aquí descritas sin contar previamente con la autorización expresa del titular.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de datos personales tiene los siguientes derechos, que puede ejercer en cualquier momento de forma gratuita:

Derecho de Acceso o Consulta

Conocer qué datos personales suyos reposan en nuestras bases de datos, cuál es su origen, para qué finalidades han sido recopilados y a quiénes han sido comunicados o transferidos.

Derecho de Actualización

Solicitar que datos incompletos, desactualizados o que hayan dejado de ser pertinentes para las finalidades del tratamiento sean actualizados a su estado correcto y vigente.

Derecho de Rectificación

Solicitar la corrección de datos inexactos o erróneos que puedan afectar su imagen, reputación o el ejercicio de sus derechos. Las rectificaciones se realizarán en el plazo legal correspondiente sin cargo para el titular.

Derecho de Supresión

Solicitar la eliminación de sus datos personales de nuestras bases de datos cuando no exista obligación legal que justifique su conservación, cuando el tratamiento no respete los principios y garantías de la Ley 1581, o cuando el titular haya revocado su consentimiento. La supresión podrá ser negada cuando el titular tenga obligación legal o contractual vigente que la impida.

Derecho de Revocación de la Autorización

Retirar el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos personales, en cualquier momento, sin efecto retroactivo sobre el tratamiento ya realizado. La revocación opera para las finalidades que dependan exclusivamente del consentimiento del titular; no aplica cuando el tratamiento tenga fundamento en una obligación legal o contractual.

Derecho a Presentar Quejas ante la SIC

Una vez agotada la instancia de atención directa ante Sifuentes Colombia S.A.S., el titular puede presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de protección de datos personales en Colombia, en el Grupo de Protección de Datos Personales: www.sic.gov.co.

Cuando el titular o sus causahabientes deseen consultar la información personal que Sifuentes Colombia S.A.S. posee sobre ellos, podrán hacerlo a través del canal habilitado en la sección 9 de este documento.

Contenido mínimo de la consulta

• Nombres y apellidos completos del titular.
• Número de documento de identificación (cédula de ciudadanía, NIT u otro).
• Descripción clara de la información que se desea consultar.
• Datos de contacto para remitir la respuesta (correo electrónico o dirección postal).
• Firma o identificación equivalente.

El titular que considere que la información contenida en nuestras bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o cuando advierta el presunto incumplimiento de alguno de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo a través del canal indicado en la sección 9.

Contenido mínimo del reclamo

• Nombre completo e identificación del titular.
• Descripción precisa de los hechos que motivan el reclamo.
• Indicación expresa del derecho que se desea ejercer (corrección, supresión, revocación u otro).
• Documentos que soporten la solicitud, cuando aplique.
• Datos de contacto para notificación de la respuesta.

Etiqueta y registro

Si el reclamo resulta incompleto, Sifuentes Colombia S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, la base de datos incluirá la leyenda "reclamo en trámite" junto a los datos del titular, en un plazo de dos (2) días hábiles, mientras dure el trámite de atención.

Recurso ante la SIC

Si el titular considera que la respuesta recibida no satisface sus derechos o que el procedimiento no se ajustó a la Ley 1581 de 2012, podrá presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotada la instancia directa ante la empresa, conforme al artículo 16 de la misma ley.

Sifuentes Colombia S.A.S. implementa las medidas técnicas, humanas y administrativas que resultan necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales de sus titulares, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, de conformidad con el artículo 17 literal d) de la Ley 1581 de 2012.

Entre las medidas implementadas se encuentran:

• Cifrado de las transmisiones de datos mediante protocolo HTTPS/TLS.
• Control de acceso basado en roles para el personal que trata datos personales, con firma de acuerdos de confidencialidad.
• Procedimientos documentados de gestión de incidentes de seguridad, incluyendo protocolos de notificación a los titulares cuando el incidente represente un riesgo significativo para sus derechos.
• Revisión periódica de los sistemas de tratamiento como parte del sistema de gestión de calidad certificado de la empresa.
• Almacenamiento de datos en plataformas con políticas de privacidad compatibles con la normativa colombiana de protección de datos.

Sifuentes Colombia S.A.S. exige a sus proveedores de servicios tecnológicos que traten datos personales de titulares bajo su responsabilidad el cumplimiento de estándares de seguridad equivalentes a los aplicados internamente.

Esta Política de Hábeas Data ha sido elaborada en cumplimiento del siguiente marco normativo:

• Constitución Política de Colombia, Artículo 15: consagra el derecho a la intimidad y al hábeas data como derechos fundamentales.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012: régimen general de protección de datos personales en Colombia. Establece los principios, derechos, obligaciones y procedimientos aplicables al tratamiento de datos.
• Decreto 1377 de 2013 (incorporado en el Decreto 1074 de 2015): reglamenta parcialmente la Ley 1581, desarrollando las obligaciones de las empresas como responsables y encargados del tratamiento.
• Circular Externa 002 de 2015 de la SIC: establece directrices adicionales sobre el contenido del aviso de privacidad y las políticas de tratamiento de datos.
• Decreto 090 de 2018: modifica aspectos procedimentales del tratamiento y la protección de datos sensibles.

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), en su calidad de Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, es el organismo encargado de vigilar el cumplimiento de la normativa descrita y de atender las reclamaciones de los titulares que no hayan sido satisfechas por el responsable del tratamiento.

La presente Política de Hábeas Data rige a partir del 15 de enero de 2025 y tendrá vigencia indefinida hasta tanto sea modificada, complementada o derogada por una versión posterior. Las bases de datos sobre las que se aplica esta política tienen también carácter indefinido, sujeto a los plazos de conservación establecidos en la Política de Privacidad vigente de la empresa.

Cualquier modificación a esta política será publicada en el sitio web de Sifuentes Colombia S.A.S. con al menos quince (15) días de antelación a su entrada en vigor, salvo cuando las modificaciones sean requeridas de forma urgente por cambios normativos o resoluciones de la SIC, caso en el cual se publicarán simultáneamente con su vigencia.

La versión actualizada de esta política estará siempre disponible en https://sifuentescolombia.co/politicas-privacidad/habeas-data/.

Para presentar consultas, reclamos o cualquier solicitud relacionada con el ejercicio de los derechos de hábeas data reconocidos por la Ley 1581 de 2012, el canal habilitado es exclusivamente el siguiente: